Využití informačních technologií pro efektivní procesy
Pojďme se zamyslet nad tím, jak s firemními procesy pomůže informační systém. Každý projekt a výroba má svou posloupnost. Každý pracovník v podniku je za něco zodpovědný. V informačním systému se při jeho implementaci nastaví posloupnost procesů. A systém pak už spoustu práce a dohledu udělá za Vás.
Příklad:
Obchodník zaeviduje do programu nový obchodní případ, ten je automaticky předán do marketingové databáze. Pokud je obchodní případ proměněn v zakázku, je zasláno upozornění majiteli. Odpovědný pracovník na něm může začít pracovat. Po dokončení je majitel a finanční oddělení upozorněni e-mailem na to, že se zakázka musí vyfakturovat. V průběhu celého procesu mohou například všichni pracovníci vyplňovat docházku související se zakázkou a rovněž každý nákup učiněný na vrub obchodu je v systému zachycen, takže znáte i celkové náklady v reálném čase. Znáte vždy marži zakázky a okamžitě víte, zda byla zakázka úspěchem či neúspěchem. Víte, zda byl projekt dokončen včas a můžete tedy rozdělit prémie na základě skutečných výsledků podpořených fakty. Finančnímu oddělení se potom vše okamžitě zobrazí v plánu cash flow…
Pomocí informačního systému je zajištěna plynulá komunikace mezi složkami podniku. Proces je automatický a přesný. Systém podporuje práci zaměstnanců a vše běží jako promazaný stroj. Navíc jsou všechna data jednoduše zpětně dohledatelná a je snadné z nich vytvořit souhrnné zprávy, na jejichž základě pak případně upravíte své budoucí chování.
Informační systém pomůže firemní procesy formalizovat a propojit.
Informační systém v procesu řízení
Správný informační systém samozřejmě ocení všichni zúčastnění. Nejvíce ho však pravděpodobně přivítají manažeři. Ti mají k dispozici celou řadu nástrojů, jak úspěšně zakázku řídit. Vědí, kolik který pracovník na projektu strávil času. Mají přehled o aktuálních nákladech, mohou v reálném čase porovnat plán se skutečností a učinit nutná opatření. Pomocí systému mají možnost úkolovat své podřízené, což jim zajišťuje dokonalý přehled o plnění zadané práce. Pokud si se svým týmem chtějí dát schůzku, nemusí se domlouvat s každým zvlášť, stačí, když se podívají do informačního systému na jejich kalendáře a pošlou pozvání.
Příklad reportu v informačním systému
Na tomto reportu vidíme projektovou marži a vytíženost pracovníků v projektu
Využívejte informační systém při řízení – ušetří Vám to spoustu prostředků.
Vedoucí dále může využít informačních technologií, když plánuje rozložení pracovních sil. Tyto nástroje pomáhájí optimálně rozložit pracovní síly (při velkém počtu zaměstnanců ve výrobě) na několik měsíců dopředu. Snadno též zjistíte, že pro někoho nemáte práci, nebo že Vám pracovní síla chybí a můžete se podle toho zařídit.
Plánování pracovní doby pacovníků v informačním systému
Informační systém Vám usnadní také plánování rozložení pracovníků ve výrobě či na projektech.
Informační systém a zákazník
U každého zákazníka by měla být v informačním systému vedena evidence všech dokumentů, smluv, zápisů, faktur i komunikace včetně e-mailů. Pokud se Vám někdy přihodí nepříjemná situace, kdy odejde nějaký pracovník zodpovědný za určitého zákazníka, pak snadno dohledáte všechny informace, které potřebujete. Databáze dokumentů je též neocenitelná při případných právních sporech.
okno společnosti v informačním systému
Další výhody
Přemýšlejte, kolik ušetříte prostředků díky snadnější komunikaci a automatizaci některých úkonů. Pracovník sice stráví vyplňováním dat v systému nějakou část pracovní doby, ale kolik úspor a výhod to přinese?
- Velká část práce je automatizovaná, a proto se vedoucí pracovníci mohou soustředit jen na podstatné věci.
- Informace a dokumenty, ale i kalendáře a seznam úkolů pracovníků jsou sdílené, a tak si každý může zjistit, co potřebuje. On–line a ihned.
- Výkony, docházka, produktivita práce, reporty atd. Správně nastavený systém Vám poskytne tyto informace na jedno kliknutí.
- Máte neustálý přehled o probíhajících procesech a jejich stupni splnění či nesplnění.
- Zjednodušuje se výpočet mezd.
- Již zmíněné plánování zdrojů (do nichž patří i vybírání a schvalování dovolených) je mnohem jednodušší.
- A jistě by se našlo mnoho dalších…
Na co si dát pozor?
Pokud firemní informační systém správně využíváte, pak Vám velmi pomůže při organizaci a vysoké výkonnosti Vašeho byznysu. Ovšem jako u všeho má i využití informačních systémů své meze a svůj háček. Sebelepší systém nikdy nebude fungovat, pokud není naplněný daty, jež odpovídají skutečnosti. Jako vedení firmy proto musíte zajistit, aby zaměstnanci do systému požadovaná data s požadovanou přesností zadávali. K tomu Vám mohou pomáhat funkce obsažené v systému, jako jsou reporty o chování uživatelů, docházka, přiložené dokumenty apod.
Nezapomeňte zadávat do systému všechna potřebná data. Bez dat je Vám sebelepší systém téměř na nic.
