Často se setkáváme na schůzkách s dotazem, jak zajistit, „aby to tam ti naši lidi vyplňovali“.

Úspěch informačního systému samozřejmě záleží především na tom, zda bude obsahovat údaje, které nám usnadní budoucí zpětnou vazbu, do jisté míry automatizují procesy a celkově usnadní naši práci.

Psychologie za vyplněním

Člověk je otrokem svých zvyků. Pokud jsme nikdy nevyplňovali údaje v systému, je pro nás všechny těžké tento zvyk změnit. Je to podobné, jako když chceme začít po ránu cvičit.

Proto je po prvotní implementaci systému výrazně důležitá konzistence vůči vyplňování všech údajů a neustálá kontrola. Co je třeba tedy udělat, aby zaměstnanci systém vyplňovali.

Vyprávějte příběh, proč je to důležité

Vaši lidé musí vědět, že vyplňování všech údajů do systému má smysl. Vyprávějte jim reálné příklady, kdy je to důležité. Vysvětlujte jim vztahy mezi tím, jak vyplňují evidenci a tím, že je firma lépe řízena a oni díky tomu mohou mít mzdu takovou, jakou mají.

Manažer měl na starosti zakázku, která ještě nebyla řádně předána, ale on mezitím z firmy odešel. Kolik času stojí jeho nástupce zjišťování správných skutečností?

Jak může klienta otravovat skutečnost, že smlouva, kterou jste s ním podepsali, se někde ztratila a nikdo ji nemá ani ve formě písemné?

Výběr zaměstnanců

Vše začíná už u výběru pracovníků. Dobrý pracovník, který respektuje to, že se musí vše evidovat, samozřejmě ovlivňuje i ostatní. A když se v týmu najde někdo, kdo to nedodržuje, také to do jisté míry ovlivní i ostatní. Už ze začátku je třeba zaměstnance upozornit na to, že údaje musí vyplňovat.

Donucení

Neustále upozorňovat na to, že někdo nemá něco vyplněné, bude důležité zejména v prvních měsících. Dokud se z toho v organizaci nestane zvyk, musíte si toto vynucovat.

Procesy

Zdůrazňujte, že evidence je zde pro zaměstnance. Oni musí chápat vztah mezi zákazníkem a firmou a jimi samotnými. Firma žije jedině, pokud je kvalitně odvedená práce – tedy nejen kvalitní produkt, ale i kvalitně obsloužený zákazník. A to znamená i vše kolem produktu – od prvotní nabídky až po fakturaci, která proběhne v pořádku. A toto vše zajišťuje jen souhra lidí, která může být usnadněna kvalitní evidencí.

Kontrola v reportech

Kontrolu toho, že pracovníci skutečně vše vyplňují, zajistí report znázorňující chybějící údaje na kartě projektu či zákazníka.

Zjistěte, jak Vám informační systém zajistí efektivní řízení podniku. Stáhněte si eWay-CRM na www.eway-crm.cz

Share/Save/Bookmark

Příspěvek byl vložen dne November 10, 2010 v 6:21 pm hodin a nachází v kategorii management, personalistika, systém, Uncategorized.
Odkazy: Komentáře, Trvalý odkaz.