V každodenním životě firmy se musíte neustále rozhodovat. Váš mozek je neustále bombardován požadavky na úsudek. Má se investovat do reklamy, nebo raději koupit novou tiskárnu? K dobrému rozhodování ale potřebujete znát stav své firmy. Musíte vědět, co se děje. A čím více lidí ve firmě je, tím obtížnějším se celý proces stává.
Velice často to pak bývá tak, že se majitel firmy rozhoduje na základě svého emocionálního stavu. Rozhoduje se na základě dojmů svých podřízených a ne na základě faktů. Rozhoduje se třeba na základě výroků typu: „Mám dojem, že ten druhý nepracuje dostatečně rychle. Mám dojem, že ta reklama funguje. Myslím si, že lidé mají na webu radši tohle.“
Rozhodování je často spíše emocionální záležitost.
To je ovšem právě ten styl rozhodování, který by se v podnikání příliš objevovat neměl. Někdy je samozřejmě intuice potřeba, ovšem vždy je lepší znát co nejvíce informací a faktů.
Nejhorší je, pokud se dostanete do slepé uličky, kdy uděláte na základě emocí a dojmů rozhodnutí, které se ukáže jako správné. Jen těžko se pak přesvědčujete, že všechna rozhodnutí nemusí být správná a přiznání chyb pak už může být dočista nemožné. To ovšem může znamenat pro podnik v lepším případě velké ztráty a v tom horším krach.
Nenechte se řídit svými emocemi při řízení firmy.
Správné řízení podniku by mělo být založené na podkladech, které jsou získány z dat. Rozhodnutí jsou pak podpořena reálnými údaji.
Přijatelná míra rizika
Podnikatel je od slova podnikat, což samozřejmě znamená risk, a samozřejmě bez experimentování a bez riskování neobjevíte nic nového a podnik postupně zakrní. Ano, testujte nové věci. Ale pak získejte data, která odhalí, jak nové věci fungují, a pak se rozhodněte, zda má cenu v nich pokračovat.
Zpětná vazba je totiž pro management podniku další klíčovou záležitostí, bez ní se nedá udělat opravdu kvalitní rozhodnutí. Pravidelné měření klíčových ukazatelů firmy je pro úspěch zásadní.
Dělejte svá rozhodnutí na základě dat a faktů.
Pro rozhodnutí o řízení podniku jsou, jak už bylo řečeno, potřeba reálná data. Data získáte z reportů, kterým někdo říká sestavy.
Reporty nebo-li sestavy
Proč je potřebujete mít? Přirovnejme podnik k letadlu. Pokud jste jeho pilot, nemáte moc možností, jak zjistit, co se děje venku. Přitom bez správných informací byste určitě nebyli schopni letadlo za všech okolností (třeba v noci) uřídit. Jediný způsob, jak se k informacím dostat, je mít na palubě sadu přístrojů, které Vám poskytnou údaje o výšce, rychlosti i směru. Pokud nemáte ve své firmě k dispozici reporty o tom, co se děje s byznysem, pak jste jako pilot, který chce přistát, aniž by věděl, jak rychle letí a jak je vysoko nad letištěm. Jde to, ale je to riskantní. Jinými slovy: reporty poskytují zpětnou vazbu o tom, jak si vede podnik. A nejsou náladové a emocionální, neukazují údaje podle toho, jak jste se ráno probudili.
Podnikání je totiž velmi náročná profese. Neustálé starosti, zda bude dost zakázek, zda bude na výplaty, zda každý pracuje, jak má. Je to vyčerpávající. Úžasné na reportech je to, že vás těchto starostí mohou zbavit. Doslova mohou osvobodit. Mnohé ze starostí bohužel nebo bohudík vyplývají z toho, jak jste se v noci vyspali, jaký je váš emocionální stav. Tak se snadno může stát, že díky špatnému emocionálnímu stavu strávíte den v obavách nad svou firmou, díky čemuž se příští noc nevyspíte a pak neděláte nic jiného, než že se o svůj byznys strachujete. Pokud se však na firmu podíváte racionálně za pomoci skutečných dat, zbaví vás to přítěže emocí a situaci budete vidět mnohem reálněji. Budete skutečně vědět, co se ve firmě děje.
Příkladem mohou být prodeje. Zkusili jste si je někdy zaznamenávat?
- Víte, kolik poptávek přijde do podniku denně či měsíčně?
- Víte, kolik máte za toto časové období nových zakázek?
- Víte, kolik přijde za toto období peněz na účet?
Zkuste si to vše zaznamenávat v Excelu a po nějakém čase si udělejte z těchto dat graf. Uvidíte, že najednou začnete vidět ve věcech jakousi předvídatelnost a stabilitu.
Po roce či po dvou začnete mít jakýsi pocit vnitřního řádu a rytmu firmy. Reporty nám dávají klid, protože vidíme rytmus svého byznysu.
Teprve v případě, že se začne dít něco nepředvídatelného, pokud grafy začnou mít výkyvy směrem dolů, teprve tehdy začněte mít obavy a začněte přemýšlet, kde je chyba a jak ji napravit.
Používejte reporty a sestavy.
Reporty a informační systém
Samozřejmě si můžete reporty dělat v Excelu, ale je to časově náročné a celkově nepohodlné. Pokud však máte informační systém, pak jde všechno velmi rychle. Často již obsahuje seznam základních reportů, stačí si vybrat ten, který Vás zajímá. Například jaký je zisk tohoto projektu.
Příklad reportu nákladů a zisku projektu
Vidíte zde, jaký je zisk u konkrétního projektu. Pokud se Vám nelíbí, stačí si zavolat manažera onoho projektu a zjistit, co je špatně, či jej naopak pochválit.
Pokud chcete momentálně zjistit, jaký je zisk u všech projektů za období, podívejte se sem.
seznam projektů a jejich marže
Nyní vidíte, že zisk u projektů je 161 722 Kč. Srovnejte jej se ziskem požadovaným a hned víte, zda si firma stojí dobře či špatně.
Tohle byly jen malé příklady, jak využít sílu informačního systému v praxi.
Při vytváření reportů Vám zásadně pomůže informační systém.
Dobré rady na závěr
Informační systém zjednoduší firemní život, ovšem s tou podmínkou, že v něm budou vyplněna všechna data, která potřebujete pro vytváření reportů. Tohle často malé firmy podceňují a po počátečním nadšení přestanou díky nedostatečnému tlaku managementu tyto vitální údaje do systému zadávat. Proto buďte disciplinovaní a vyplňujte požadované údaje, jinak svůj systém nevyužíváte efektivně. Sestavy vytvořené systémem naplněným správnými a aktuálními daty pak můžete díky informačnímu systému využít opravdu téměř v každé oblasti svého podnikání.
Nezapomeňte, že systém potřebuje informace, aby z nich reporty mohl vytvořit. Buďte proto důslední a přesní při vyplňování požadovaných informací.
